Magia Podróżowania to marka organizatora turystyki GRUPA DE-PL. Sprzedaż wycieczki wygląda tam inaczej niż sprzedaż produktu: po rezerwacji zaczyna się druga część pracy, czyli umowa, zaliczka, dopłata, faktura, polisa i komunikacja z uczestnikami przez kilka tygodni przed wyjazdem.
Zbudowałem system, który prowadzi wycieczkę przez cały ten cykl. Organizator tworzy ofertę, publikuje stronę, przyjmuje rezerwacje i płatności, generuje umowę, wystawia fakturę i obsługuje ubezpieczenie, nie wychodząc do innego narzędzia.
01 / WyzwanieJedna wycieczka rozsypana na siedem miejsc
Przy jednym wyjeździe da się to prowadzić ręcznie. Przy kilku równolegle zaczyna się szukanie: kto wpłacił zaliczkę, komu wysłano umowę, który uczestnik ma polisę, czy faktura już poszła. Każda z tych informacji mieszkała gdzie indziej, więc żeby odpowiedzieć na jedno pytanie klienta, trzeba było otworzyć trzy rzeczy.
- Oferta powstawała osobno, więc każda zmiana ceny albo programu wymagała poprawki w kilku miejscach.
- Płatności w ratach (zaliczka plus dopłata) trzeba było pilnować z listy i przypominać ręcznie.
- Umowy składano z szablonu w edytorze tekstu, wpisując dane uczestnika za każdym razem od nowa.
- Faktury i polisy obsługiwano w zewnętrznych systemach, bez powiązania z rezerwacją.
W turystyce sprzedaż nie kończy się na przycisku "rezerwuję". Kończy się kilka tygodni później, po ostatniej dopłacie i ostatniej polisie.
02 / RozwiązanieJeden panel prowadzący wycieczkę od oferty do polisy
Podstawą jest panel organizatora: wycieczka, ceny, liczba miejsc, harmonogram płatności, przypisany koordynator. Z tych samych danych powstaje publiczna strona oferty, więc nie ma drugiego miejsca, które trzeba pamiętać zaktualizować.
Strona oferty, którą organizator składa sam
Wygląd oferty jest edytowalny: galeria, program, sekcje informacyjne i formularz rezerwacji. Organizator zmienia opis wyjazdu bez zgłaszania tego programiście.
Płatności w ratach, bez pilnowania w kalendarzu
Rezerwacja przechodzi do bramki PayNow. System obsługuje podział na zaliczkę i dopłatę oraz sam wysyła przypomnienia o zbliżającym się terminie. Organizator patrzy na status, nie na wyciąg z konta.
Szablony umów są edytowalne w HTML i zawierają placeholdery na dane wycieczki i klienta. Wygenerowanie umowy dla nowego uczestnika to jedno kliknięcie, a nie przepisywanie danych do dokumentu.
Faktury i polisy podpięte do rezerwacji
Faktury wystawiane są przez API SaldeoSMART, ubezpieczenia obsługuje integracja z HDI. Obie rzeczy startują z danych, które już są w rezerwacji, więc nie ma etapu przepisywania.
Koordynator widzi tylko swoje wyjazdy
Osobny panel koordynatora daje dostęp do przypisanych wycieczek i ich uczestników, bez wglądu w resztę firmy. Komunikacja z uczestnikami idzie e-mailem przez SMTP, z szablonami i wysyłką masową.
03 / RezultatOdpowiedź na pytanie klienta zajmuje jedno spojrzenie
Organizator otwiera wycieczkę i widzi komplet: uczestników, wpłaty, umowy, faktury i polisy. Dziewięć rzeczy, które wcześniej żyły osobno, jest podpiętych do jednego rekordu. Nowa wycieczka nie oznacza nowego zestawu plików do pilnowania.
DodatkowoCo jeszcze przy okazji się udało
- Wygląd strony oferty edytuje organizator, bez zgłoszenia do programisty.
- Szablony umów są edytowalne, z placeholderami na dane wycieczki i klienta.
- Przypomnienia o dopłacie wychodzą automatycznie, zamiast z listy do obdzwonienia.
Prowadzisz sprzedaż, w której po zamówieniu zaczyna się druga praca (umowa, faktura, polisa, przypomnienia)? Napisz do mnie. To zwykle najtańszy fragment firmy do zautomatyzowania.
