Akademia Wiedzy uczy online uczniów szkół podstawowych i średnich w całej Polsce. Kiedy Kamil Miącz zgłosił się do mnie, firma miała ponad 40 korepetytorów, 865 uczniów i dziewięć przedmiotów w ofercie. Cała ta operacja stała na arkuszach i pamięci właściciela.
Zbudowałem wewnętrzny system, który przejął grafiki, przypisania uczniów do korepetytorów, generowanie lekcji i rozliczenia. Firma dostała jedno miejsce zamiast pięciu miejsc, w których dane musiały się zgadzać.
01 / WyzwanieGrafik 40 osób nie mieści się w jednym arkuszu
Przy dziesięciu korepetytorach arkusz działa. Przy czterdziestu zaczyna się rozjeżdżać: ktoś zmienia dostępność w czwartek, ktoś inny pracuje na kopii sprzed tygodnia, a uczeń dostaje termin, który już nie istnieje. Rozliczenia były osobnym problemem, bo liczyło się je na koniec miesiąca ręcznie, z listy lekcji, która nie zawsze była kompletna.
- Planowanie lekcji na kolejny miesiąc zajmowało właścicielowi kilka wieczorów.
- Nie było jednego miejsca, w którym widać obłożenie konkretnego korepetytora.
- Nowi uczniowie zapisywali się przez wiadomości, więc pierwszy termin ustalało się w kilku turach.
- Faktury i należności wyliczano ręcznie, na podstawie odbytych lekcji spisanych po fakcie.
Firma usługowa nie rośnie na tym, że właściciel szybciej klika w arkuszu. Rośnie wtedy, gdy grafik przestaje wymagać jego uwagi.
02 / RozwiązanieTrzy role i baza, która sama tworzy lekcje
System obsługuje trzy role, każda widzi inny wycinek firmy. Administrator zarządza uczniami, korepetytorami, przedmiotami, stawkami i przypisaniami. Korepetytor ma swój grafik, kalendarz, listę uczniów i raportowanie godzin. Gość, czyli osoba, która dopiero pyta o zajęcia, ma publiczny kalendarz z wolnymi terminami.
Korepetytor ustawia dostępność raz, nie co miesiąc
Zamiast wpisywać konkretne terminy, korepetytor definiuje tygodniową dostępność. Administrator przypisuje do tych slotów uczniów. Resztę robi baza: funkcje i triggery w PostgreSQL tworzą sesje lekcyjne na miesiące wprzód, bez udziału człowieka.
Lekcje powstają w PostgreSQL, więc powstają tak samo niezależnie od tego, czy zmiana przyszła z panelu administratora, czy z panelu korepetytora. Jedno miejsce z regułami zamiast dwóch, które muszą być zgodne.
Rozliczenia liczą się z tego, co faktycznie się odbyło
Moduł rozliczeń nalicza należność na podstawie odbytych lekcji i stawki przypisanej do przedmiotu. Zamiast numeru konta w wiadomości rodzic dostaje link płatniczy PayU. Właściciel widzi, kto zapłacił, bez zaglądania do bankowości.
Nowy uczeń rezerwuje termin bez zakładania konta
Publiczny kalendarz pokazuje wolne sloty. Rezerwacja kończy się automatycznym potwierdzeniem e-mail przez Resend. Pierwszy kontakt przestał wymagać wymiany kilku wiadomości.
Każdy widzi dokładnie tyle, ile powinien
Dostęp do danych kontrolują polityki Row Level Security w Supabase, więc ograniczenie działa na poziomie zapytania do bazy, a nie na poziomie widoku w interfejsie. Korepetytor nie zobaczy uczniów innego korepetytora nawet wtedy, gdy trafi na adres bezpośrednio.
03 / RezultatFirma zajmuje się uczeniem, nie administracją
Grafik, przypisania i rozliczenia dla 865 uczniów działają w jednym systemie, a lekcje na kolejne miesiące powstają automatycznie z tygodniowej dostępności korepetytorów. Praca, którą właściciel wykonywał wieczorami w arkuszu, jest teraz efektem ubocznym tego, że ktoś zaznaczył wolne godziny.
DodatkowoCo jeszcze przy okazji się udało
- Nowy korepetytor wchodzi do systemu przez zaproszenie e-mail, bez ręcznego zakładania konta.
- Rodzic dostaje link płatniczy PayU zamiast numeru konta w wiadomości.
- Uczeń może zarezerwować pierwszy termin bez zakładania konta.
Prowadzisz firmę usługową, w której grafik, ludzie i rozliczenia siedzą w kilku arkuszach naraz? Napisz do mnie. Zwykle po jednej rozmowie widać, który fragment warto zautomatyzować najpierw.
