Akademia Wiedzy obsługiwała ponad 865 uczniów i 40 korepetytorów - i każdą zmianę grafiku, rozliczenie za miesiąc i przypomnienie do rodzica ktoś musiał zrobić ręcznie. Arkusze Excela puchły, błędy się pojawiały, a czas, który powinien iść na nauczanie, znikał w mailach i SMS-ach.
Potrzebowali systemu, który sam planuje lekcje, sam nalicza należności i sam wysyła linki płatnicze - bez żadnej dodatkowej pracy po stronie biura.
01 / Wyzwanie865 uczniów w jednym arkuszu kalkulacyjnym
Firma działała sprawnie, ale jej operacje opierały się na ręcznej pracy: grafiki tworzone co tydzień od zera, rozliczenia obliczane ręcznie pod koniec miesiąca, przypomnienia o płatnościach wysyłane jeden po jednym. Przy tej skali każdy błąd kosztował czas i zaufanie rodziców.
- Grafiki bez automatyzacji. Korepetytorzy zgłaszali dostępność mailem, admin układał plan ręcznie - co tydzień od nowa.
- Rozliczenia bez jednego źródła prawdy. Należności obliczane z arkusza, pomyłki trudne do wychwycenia.
- Brak publicznego kalendarza. Nowi uczniowie musieli dzwonić, żeby sprawdzić wolne terminy.
- Płatności przez przelew z ręcznym opisem. Brak automatycznych linków płatniczych, brak historii w systemie.
Celem nie była kolejna aplikacja do zarządzania - był to silnik operacyjny, który działa sam, a firma skupia się na nauczaniu, nie na administracji.
02 / RozwiązanieJeden system dla trzech ról - i automatyczne lekcje na miesiące wprzód
Zbudowałem wewnętrzny system webowy z trzema poziomami dostępu, oparty na Next.js i Supabase. Serce systemu to silnik automatycznego generowania lekcji - korepetytor definiuje raz, kiedy jest dostępny, administrator przypisuje uczniów do slotów, a baza danych (triggery PostgreSQL) tworzy sesje lekcyjne automatycznie na wiele tygodni wprzód.
Panel administratora
Pełna widoczność: uczniowie, korepetytorzy, przypisania, stawki. Moduł rozliczeń nalicza należności na podstawie odbytych lekcji i generuje link PayU, który administrator wysyła rodzicom jednym kliknięciem.
Panel korepetytora
Własny kalendarz lekcji, lista uczniów, grafik dostępności i narzędzia do raportowania przepracowanych godzin - bez dostępu do danych innych nauczycieli czy rozliczeń całej firmy.
Publiczny kalendarz rezerwacji pozwala nowym uczniom samodzielnie wybrać wolny termin i zarezerwować lekcję - bez dzwonienia do biura. Potwierdzenie przychodzi automatycznie mailem przez Resend.
Bezpieczeństwo danych z Row Level Security
Każde zapytanie do bazy danych przechodzi przez polityki RLS - korepetytor widzi tylko swoje dane, rodzic tylko swoje dziecko, administrator całość. Zero wycieków danych przez nieuwagę.
03 / RezultatFirma skupia się na nauczaniu, nie na administracji
System zastąpił arkusze, telefony i ręczne obliczenia. Lekcje planują się same, rozliczenia generują się automatycznie, a linki PayU trafiają do rodziców bez udziału biura. Akademia może rosnąć - dodawanie kolejnych uczniów i korepetytorów to kwestia kilku kliknięć, nie godzin pracy administracyjnej.
Jeśli Twoja firma edukacyjna, szkoleniowa lub usługowa działa wciąż na arkuszach i mailach - wiem, jak to zmienić. Porozmawiajmy o Twoim systemie i sprawdźmy, co da się zautomatyzować jako pierwsze.
Buduję aplikacje webowe i systemy dla firm - od projektu po wdrożenie. Specjalizuję się w Next.js, Supabase i integracjach z zewnętrznymi serwisami. Każdy projekt obsługuję osobiście.
